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董事会的目标会议应该经常进行良好的对话，帮助你和你的管理团队清楚地思考摆在你面前的问题，同时确保你的董事对业务状况有一个清晰和透明的看法。这些对话来自于鼓励有效冲突的团队动态。要达到这种程度的参与并没有万无一失的公式，但你可以遵循以下三个指导原则来增加你的机会。
安排董事会会议提前制定一个有效的时间表．没有什么比最后一分钟的日程安排更具有破坏性——或者更有可能导致低投票率。确保你或你的行政助理了解董事会成员的一般日程安排和旅行要求，以及他们是否有自己的日程安排或有自己的行政助理。在初秋制定年度董事会会议日程，通常在这个时候，人们会规划出今年的大部分主要活动。如果你知道你的一位董事会成员必须出差参加你的会议，那就和其他公司的首席执行官一起协调会议日期。如果你的董事分布在多个地区，可以改变会议地点，所以出差是共同的牺牲。
在Return Path的创业阶段，我们每月开一个小时的会议，大部分是电话会议。在收入阶段，我们改为每年六到八次会议，每次两小时，可能还会有两次更长的面对面会议。作为一家处于成长阶段的公司，我们每季度召开一次会议。他们都是面对面的，这意味着每位董事都需要亲自前往参加每一次会议。我们可能每次都会失去一位导演，因为一些不可避免的冲突而打电话或缺席，但在大多数情况下，每个人都在场。我们每次会议都留出4个小时(在少于4小时的时间内完成所有工作几乎是不可能的)，有时我们需要更长时间。
多年来，我们还在场外举行董事会，这是一场持续24小时的会议，通常是下午、晚餐和上午，目的是回顾上一年的情况，共同规划明年的工作。参加这些会议特别累人，我相信参加这些会议也特别累人，但这些都是值得的。会议、讨论的强度，甚至会议之间的社交时间都很好，让每个人都能在同一页上，记住什么是有效的，什么是无效的，以及我们周围的世界看起来是什么样子，因为我们潜入了另一年的深渊。
制定前瞻性议程．成功召开董事会的第二步是制定一个议程，以促进你想要进行的讨论。我们目前的会议时间为4小时，我们的时间分配如下:
一、欢迎和框架(5分钟)
2公务(不超过15分钟，除非有大事发生)
3回顾(45分钟)
a.针对重点问题进行简短讨论
b.留出问答时间
四、心中所想(2小时)
a.你可以把这段时间花在一个话题上，也可以花在多个话题上，也可以根据需要把所有话题都花在上面。
b.讨论的形式可以有所不同——例如，这是分组讨论的好机会。
五、执行部分(30分钟)
这段时间你只和董事们在一起，没有观察员或管理团队成员(即使他们是董事会成员)。
六、闭门会议(30分钟)
这是只有导演的时间，没有你或其他管理团队的人。
这种议程形式让你的会议着眼于未来，而不是过去。在创业初期，我们的董事会会议上75%的内容是“回顾过去”，25%的内容是“展望未来”。他们在报告会议——无论如何，在会议开始前，这些报告大部分都在董事会成员手中。他们无聊透顶，而且是多余的:我们所有的董事会成员都有能力自己处理历史信息。今天，我们的会议可能百分之十是“回顾过去”，百分之九十是“展望未来”——结果就有趣多了。
单独的背景阅读和演讲材料。最后，把背景阅读和演讲材料分开，在会议中创造一个更吸引人的对话。在早期，我们制作了一个巨大的ppt，既可以在会议前一周分发，也可以在会议中使用。这并没有创造出一场吸引人的会议。
没有什么比一场董事会会议更让人麻木的了，事先准备的阅读材料是冗长的Powerpoint演示文稿，而会议本身就是一系列团队成员站起来，一颗子弹一颗子弹地看同样的幻灯片，与会者可以自己阅读。
当我们把背景和演示材料分开时，人们被幻灯片吸引了，因为它提供了新鲜的内容。我们开始让甲板变得有趣、吸引人、丰富多彩，而不是简单的文本和子弹幻灯片。这是朝着正确方向迈出的一步，但管理团队的准备工作消耗了两倍的时间，我们当然没有从中获得两倍的价值。
现在，我们会在会议开始前分发一套非常全面的阅读材料和报告，然后我们的会议完全没有powerpoint。墙上没有幻灯片。这改变了演示的模式——“管理层向董事会演示”的整个概念——变成了实际的讨论。不要查看电子邮件。没有打哈欠。没人打瞌睡。每个人——管理层和董事会——都高度投入。
