3种方法创建有凝聚力的远程和混合团队

在一些(或所有)团队成员远程工作的情况下,组建和维护一个有凝聚力的团队。

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通过Bilal Aijazi

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Covid-19大流行以无数种方式改变了世界的景观。我们如何旅行,如何与朋友交谈。我们如何购物、吃饭、寻找娱乐。我们如何照顾自己,无论是身体上还是生活上精神上

最重要的变化之一是我们的工作方式。整个2020年,在大流行的第一波和第二波高峰期,近三分之一的员工选择在家办公.被迫的实验远程工作揭示了一个令人惊讶(至少对某些人来说)的真相。公司发现,他们不仅能在工作场所的变化中生存下来,而且还能茁壮成长。

全球各地的公司发现生产力而且,远程办公并不会影响效率。在某些情况下,让员工远程工作甚至可以改善这些无形资产,同时为公司节省资金。

随着业务新时代的发展,许多组织正在采用一种技术混合方法对他们的行动。无论是通过调整进出办公室的时间,现场和远程团队成员的百分比分配,还是雇佣国内或全球劳动力,很明显,灵活的就业情况将继续存在。从本质上讲,办公室就是任何你可以坐下来拿着智能手机和笔记本电脑的地方。

这种新现实的一个重大挑战是让本地、远程或混合团队成员一起朝着组织的共同目标工作。即使在同一个时区内,灵活性也变得越来越重要。公司必须努力适应的不仅是时间和地点的差异,还有无数需要改变工作时间的员工个人情况:父母要处理孩子的学校问题,照顾生病或年老的亲人,或者员工要参加一个课程来提高自己,等等。

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创建凝聚力需要从同步思维模式(所有的交流都是实时发生的)转变为同步和实时结合的思维模式异步良好的沟通。以下是如何做到这一点。

1.采取新的战略促进参与

与普遍的看法相反,远程工作或混合工作不一定是有害的为了参与和合作。然而,保持团队成员之间的联系是至关重要的,无论是与公司还是彼此之间。在大流行期间,许多公司依靠Zoom等视频会议工具来保持团队成员的联系和参与。虽然使用这些工具现在在操作上至关重要,但它们也会产生一系列问题。”变焦疲劳是真的。比起面对面的会议,太多的视频聊天可能会消耗员工的精力和生产力,因为缺乏社交暗示,而且整天盯着屏幕会显得没有个性。

为了提高参与度,同时避免持续的视频会议带来的损失,企业必须越来越多地采用异步通信方式。直接的一对一互动当然仍有其一席之地,但过于频繁地通过电话、视频会议或电子邮件与远程员工联系可能会带来更多麻烦而不是帮助。此外,这些需要跨时区和每个远程员工的工作时间进行协调。一个更有效的解决方案是利用不需要立即关注和响应的沟通工具和方法。

例如,像Loom这样的视频捕捉工具允许你向员工发送简短的录音,他们可以在稍后的时刻查看和回复。松弛最近推出了一项名为“剪辑”的功能,允许用户创建并发送简短的音频或视频剪辑给其他用户。这些视频都是自动转录的,可以像其他Slack聊天一样进行搜索。

大流行造成的新工作环境需要新的通信工具和方法。电子邮件、电话和视频会议不会消失,但它们也不足以让远程混合型员工保持敬业和高效。像Loom和Clips这样的工具并不能完全消除对视频会议或一对一聊天的需求,但它们可以减少远程和混合员工所经历的干扰。

2.建立清晰的沟通准则

在远程和混合环境中创建内聚还需要明确定义的通信标准。在实体办公空间工作时,更容易分辨出一个人什么时候在忙,什么时候不在办公室。一扇紧闭的办公室门告诉你,某人正在做重要的事情,不想被打扰。

远程和混合团队不能依赖这些可视信号,因此必须清楚地定义通信指南和协议。远程和混合团队的成员需要一些方法来判断某位同事的虚拟“门”是关着的,还是在某一天“不在工作”。这可以通过使用聊天应用中的“请勿打扰”设置,以及在共享日历中为专注的工作和休息日设置时间来实现。如果消息很紧急,需要及时回复,在消息前使用专用信号,例如感叹号,告诉收件人这条消息很重要。这类程序需要在全公司范围内的沟通指导方针中进行标准化和编纂。

项目沟通协作指导方针也应该明确定义。现在大多数协作工具都提供了更好地支持异步工作交互的特性,我们的指南应该鼓励使用它们。这包括在聊天应用程序中创建特定项目的频道,创建任务提醒,以及在需要采取行动时标记特定的个人。

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3.尽可能减少会议

不必要的会议对远程和混合团队来说是一个巨大的消耗,它们阻碍而不是帮助凝聚力的发展。培养异步订婚在美国,企业需要深思熟虑地减少会议次数。如果会议主要是为了获得意见或批准,而没有太多的讨论,那么在会议之前使用反馈平台收集尽可能多的信息。这样做可以缩短会议的长度,甚至完全消除会议的必要性。

考虑哪些团队成员(本地的或远程的)真正需要参加您的下一次会议。对于那些不需要提交意见但其工作可能会受到会议结果影响的人,请做笔记,并在适当的时间张贴出来供以后阅读。

乍一看,远程工作的现实似乎正在导致组织变得更加分裂、更不团结。从物理角度来看,这是有一定道理的。现在,公司不再是每个人都要去一个中心办公室上班,而是要把来自几十个甚至更多办公室的团队连接起来,甚至数百个甚至数千个办公室首页办事处-遍布一个州,国家或星球。

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然而,这并不意味着企业不能在远程和混合团队之间建立凝聚力,这对他们的成功至关重要。创造一种包容和协作的文化,减少对“实时”互动的依赖,拥抱异步沟通,让所有团队成员保持参与和高效——并将他们从工作中解放出来变焦疲劳了。

Bilal Aijazi

Polly首席执行官

比拉尔·艾贾兹是Slack、Microsoft Teams和谷歌Chat等主要工作空间信息平台上最受欢迎的应用程序的创始人。Aijazi是一名软件开发通才,曾从事从低级操作系统内核到移动和web应用程序的代码开发。

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