外包工资

介绍

即使是最一丝不苟、经验最丰富的专业人士也会觉得工资单是件令人头疼的事。因为报税漏报而受到严厉的处罚，现在我们谈论的是全面的财务偏头痛。

对于许多企业来说，工资单服务为内部处理提供了一个有吸引力和有价值的替代方案。选择正确，他们提供了一种更便宜，更简单的方式来支付你的员工，申报你的税收，以及履行这些公司的销售代表迫不及待地告诉你的许多其他职责。

然而，选择不当就像开始一份你一开始就不适合的新工作——离开是一件麻烦事，但如果你留下来，你将永远感到沮丧。

由于以下原因，公司通常首先自己处理工资单:

• 他们认为内部处理比外包更具成本效益
• 他们保护工资信息
• 他们希望保持对工资单数据的控制，以应对最后一刻的变化。

事实上，拥有稳定的受薪员工和税务义务最小变化的小公司可能更好地在内部处理;如果你的需求是直接的，它当然会更方便和有效。但许多人最终发现，这并不是那么便宜——尤其是当你考虑到管理过程所花费的时间时。

另外，如果没有正确的工资发放程序知识和使用健全的工资发放程序，很容易犯错误。雇员以及联邦、州和地方的税收征收机构需要得到全额、及时和适当的支付。通常，逾期付款会导致罚款。

最后，使用工资单服务可以让你放松心情。美国国税局(Internal Revenue Service)报告称，每三个雇主中就有一个因工资发放错误而受到指控，罚款总额高达数十亿美元。考虑到税收法规不断变化的本质，很容易犯错误，这可能会严重影响你的底线。

BuyerZone.com可以帮助你选择合适的薪资服务，也可以指导你切换到一个新的。除了提供薪资服务的细节外，我们还将简化行业，并为您提供坚实的工作知识，以便您在寻找供应商时应用。

什么时候外包

虽然大多数美国企业在内部处理薪水，但这并不总是具有成本效益。至少，内部工资单处理需要购买计算机或手动会计程序，并进行广泛的培训才能使用它。此外，企业需要不断了解人员、截止日期和税收要求的变化。

如果您的工资单随每个支付周期而变化，那么使用工资单服务通常是有意义的。如果你的公司有员工每周工作不同的时间，或者有很大的流动率，工资服务可以是一个节省时间和成本效益的替代内部处理。如果你必须为多个州支付工资税，使用工资服务也会很有帮助。

另一方面，如果你的工资单费用相当稳定，你可能会发现内部处理工资单正好可以满足你的需要。

提供的服务

工资公司的基本服务包括计算每个雇员的工资和纳税义务，打印和发送支票，以及提供管理报告。工资单可以按周、双周、月、半月或年发放。

此外，工资发放公司还可以提供自动支票签名、信封填塞和支票直接存入等服务。工资公司也签发W-2表格，每张表格额外收费约1美元。

许多服务现在都提供与401(k)和第125节共同基金计划挂钩的服务，允许员工指定从工资中自动扣除。对于有更复杂处理需求的大公司，一些工资单提供商甚至开始提供集成的人力资源软件系统，除了定期的工资单数据外，还可以跟踪员工福利相关信息。

选择供应商

除了提供你所需要的服务外，薪资服务还应该提供高水平的客户服务。与其他一些业务服务不同，您需要定期与工资单提供者进行通信。

如果你的销售代表不会处理你的账户，一定要和客户服务代表谈谈，以确保你会满意。此外，考虑请求当前客户的参考资料，以更好地了解提供商的客户服务水平。

你应该找一个在合理车程范围内的工资单供应商，以便在紧急情况下领取支票。还要检查公司是否有担保，以确保你的公司不会遭受任何潜在的财务不当处理。

申报工资税

许多工资单服务提供为您的企业申报州和联邦工资税的选择。

通常，提供这种服务的费用很少或没有。这是因为工资单供应商将在发放工资单时扣押应缴税款，并从中赚取利息，直到这笔钱需要上缴给政府。

大多数服务机构承担因错误归档而产生的处罚责任;但是，你的公司可能要承担任何利息费用。

请记住，许多公司不会计算当地或城市的工资税。如果这对你来说是一个重要的问题，一定要询问一下。

申请电子

有了电子联邦税收支付系统(EFTPS)，你的公司可以通过电话与政府联系，以电子方式转移资金，而不是依靠支票来保持你的“账户”最新。如果您的公司自1998年以来每年缴纳的税款超过20万美元，那么您必须在接下来的两年内通过EFTPS以电子方式缴纳税款。例如，如果您的公司在1999年支付了超过20万美元的税款，那么到2001年1月，您必须以电子方式纳税。

许多工资单服务确实提供电子纳税服务，但事实上，电子申报并不像最初看起来那么困难，企业可以很容易地注册并学习如何自己完成。

欲了解更多信息，请致电EFTPS客户服务部1(800)945-8400或1(800)555-4477。

传送的信息

每个支付周期，工资单数据都必须“调用”给服务提供商。这可以通过电话、传真或电脑来完成。

电话是沟通信息的传统方式。最大的问题通常是找到一个双方都能接受的时间打电话。

传真机消除了日程安排上的冲突和错误传达的事实，但可能会带来安全风险，涉及谁接收传真以及谁将监督发送的传真。

通过调制解调器沟通工资单通常是最有效的方法，特别是如果你有一个较大的工资单。

自1998年以来，几家全国性的工资单提供商已经通过互联网提供工资单数据传输。这简化了许多企业的工资单，允许他们从任何可访问Internet的计算机下载工资单信息。

定价

工资市场竞争激烈，反映了当地的市场情况。基本服务的费用在每张支票0.80美元到2.00美元之间，外加基本账户费。基本费用的数额取决于发薪期，发薪期越少，费用就越高。然而，在一年的时间里，较不频繁的发薪期将减少维护成本。

额外的服务，如纳税申报和直接存款，每个工资周期的费用在4美元到9美元之间。对于直接存款，除了基本费用外，每张支票通常还要收取象征性的交易费用。

此外，增加或减少员工、调整员工信息或设置您的帐户可能会收取费用。不同服务的收费可能差别很大，所以在注册一项服务之前检查一下是很重要的。

由于服务的定价是可以商量的，所以在选择一家支付工资的公司之前，要了解自己最感兴趣的服务功能，尽量避免不必要的收费。一般来说，要注意那些提供低基础处理速率和昂贵附加功能的提供商。

要问的问题

特性

• 你们的基本服务包括什么?
• 如果有错误，你能多快重新编制工资表?
• 客户平均在你这里待多久?

纳税申报

• 如果我使用你们的报税服务，你们会支付罚款和/或利息费用吗?
• 你们提供地方税的申报协助吗?
• 在多个州报税的费用是多少?

指控

• 你们一年的服务费用是多少，包括年终的W-2表格?
• 这些利率的有效期是多久?在那之后，我应该期待什么利率增长?
• 如果有工资数据错误，需要多长时间来调和这些错误，需要花费多少钱?

参考资料问题

• 供应商对你的问题反应如何?
• 你在准确性上有什么问题吗?
• 你是否使用过其他的工资单服务?如果是的话，你为什么换了?

购买提示

寻找一个稳定的供应商
如果一家公司的唯一业务是发放工资，那么一定要检查一下它所支持的客户数量。为了确保稳定性，理想情况下，一个工资单服务应该至少维护几百个客户。

切换时仔细检查数学
过渡到一个新的工资公司很少没有故障。尤其要仔细审查通过该服务发放的第一张薪水支票，以及支付的税款。

观察一段时间内的价格
不要被注册时免除费用的服务所动摇。通常在六个月到一年的服务后，费率会上升或费用开始增加。