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这是不容易的有效沟通但它是在建立业务和协同工作时培养的最重要的工具之一。成功沟通的最大障碍之一是制作假设。你可能听过这句名言:当我们“假设”时会发生什么。尽管这可能是一句略显粗鲁的现代谚语，但它传达的关键信息适用于商业。
我们很容易认为，与我们一起工作的每个人都从同一页开始，处理相同的信息，得出相同的含义和结论。然而，当我们依赖这些假设时，沟通往往会中断，导致沮丧和错失机会。那么我们能做些什么来避免落入这样一个诱人的陷阱呢?
提前调整意图和期望
有效的沟通需要对你们开会的原因、你们共同寻求的结果以及每个利益相关者将扮演的角色保持一致。我使用的一个有效策略是在每次会议邀请中都包含一个目标和预期结果。我并不总是有一个详细的议程，但提供讨论的意图使我的听众准备和考虑如何最好地贡献和参与。
如果我在开始谈话时没有准备好明确的、可操作的步骤，我的听众可能会不知道下一步该怎么做就离开了。当我在开始谈话之前计划和准备谈话时，我清晰明了在我的意图和减少误解从长远来看。
注意“堆积”陷阱
堆叠是指别人提出了一个观点，你或其他人就会介入并展开，加强这个观点，并提供额外的支持或对比。然而，它可能导致几个人对同一观点发表评论，而没有实质性的见解或暗示。
如果有效地传递，每个人独特的输入和观点都是有价值的。当你开始讨论时，要知道你想说什么，以及你希望通过它传达什么。通常情况下，最好不要只是为了说点什么或在会议上引起注意而发言。考虑一下柏拉图的暗示:
“智者说话是因为他们有话要说，而蠢人说话是因为他们必须要说。”
语义问题
作为我们所选择领域的专家，我们可能会沉浸在我们的利基中，以至于我们没有意识到我们正在使用特定的或高度技术性的术语，而其他人可能不会以相同的方式应用或完全理解。虽然行话和技术语言有它们的时间和位置，使用通俗易懂的语言打破障碍，帮助人们更好地沟通。如果他们刚进入公司或领域，或者还在适应细微差别，这一点尤其正确。
一项研究哥伦比亚大学商学院的一项研究发现，有能力和自信的领导者不太可能使用行话，他们主要关注的是有效的沟通。那些使用行话的人在很大程度上被认为是为了提升自己的地位或听起来“聪明”。
就连政府也认识到了这个问题。法律条文冗长且难以理解，所以它创造了一个网站教导员工如何让公众更容易接触到法律文本。该网站为政府部门和员工提供培训课程，他们希望确保复杂的术语易于理解。
下次你对一群人讲话时，尽量注意你的语言。一个不了解你的领域的人能完全理解你的信息吗?考虑一下和不太了解你工作的朋友和家人一起测试一下。如果你发现自己误入行话，考虑一下它的来源。行话真的有必要用来表达你的观点吗?你使用它是因为它是你习惯的，并且假设你的听众也知道它吗?还是你想让自己听起来很有见识?
根据我的经验，使用能轻松邀请所有人加入对话的语言比行业用语更有效。
此外，通过创造开放式的对话，为提问和澄清留出空间，让你的听众参与进来。这样做，我们可以最小化假设和最大限度地积极倾听。
积极倾听可以确保你确信收件人理解了你的信息。我们应该小心，不要把非语言的反应当作同意或理解的肯定信号。一个点头只能告诉你这么多，但如果有人重复给你听无论是口头协议还是书面协议，不确定性的空间都更小。
拥抱并融入每个人独特的沟通方式
个人就是这样——他们的工作、思考和说话方式都不一样。我了解到，考虑到个性可以改善沟通。我的公司使用沟通方法来确定每个团队成员的沟通和创新风格。我是Jeff DeGraff在密歇根大学的一名学生，通过QuantumShift的特殊奖学金，我将他的许多概念整合到我们的组织中。有很多方法可以做到这一点，包括克利夫顿优势，迈尔斯-布里格斯，九型人格，以及更多可以帮助你的团队更好地理解每个人独特的风格和需求的方法。
我相信，放下假设，给每个人留出空间，让他们带着自己的独特的沟通方式将提高协作和团队精神。让每个人都注册并实施它需要时间，但在理解、联系和长期效率方面的回报是值得的。
单靠回忆是无法完成工作的
假设听者理解了你的信息，或者你们都在同一页上，而没有主动(和口头)确认这可能会导致项目出错。在最好的情况下，人们会感到困惑，在最坏的情况下，人们会被忽视，而且大多数人都不会说出来。
当我们传达的信息紧急、重要或重要时，我们可能希望我们的听众能回忆起我们讨论的每一个细节。然而，即使事情很紧急，我们记住谈话细节的能力也很低。一项研究发现，仅仅五分钟后，人们就会回忆起来约10%在社会交往中所说的话。
谈话结束后，我们不能假设接下来的步骤对所有参与者都是显而易见的。当我们停止说话时，谈话就结束了，除非我们花时间讨论协议和具体的下一步行动，否则不会采取进一步的行动。
以正念的期望开始讨论，沟通预期的结果，并记住个人在沟通风格上的动态和差异，这些都有助于将利益相关者纳入同一个团队。
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