驯服您的业务工具

今天的商务沟通工具是成功的关键，但它们也可能是你最糟糕的噩梦。以下是一些有用的节省时间的处理电话，传呼机，传真和电子邮件的技巧，这些技巧已经被个人和大型企业尝试和测试过了。

1.创建寻呼机代码。对于来自家人、朋友或同事的常见信息，使用数字代码。例如:出生日期可能意味着“来接我”。其他的组合可以表达:“我回家了”，“回家之前打个电话”，“紧急情况——马上打”或“我在路上了”。这样，您就可以查看您的寻呼机，并立即决定是否需要回拨或根据代码立即采取行动。

2.保持项目的目标。把打电话纳入你的行动计划，并在每个重要项目的关键阶段设定检查的最后期限。定期与所有相关人员联系将有助于评估所需的更改，避免问题并保持项目的正常进行。

3.保留一个主要的电话号码簿。您可能有几个保存电话号码的地方，如果您决定只保留一个主目录，在其中记录所有更改和注释，那么这是很好的。这有助于更新您的电话列表，因为您只需要查看一个来源的更正。

4.使用电话议程。在呼出电话之前，先确定通话的目的是什么。写一个小议程，可以组织你的想法，防止你忘记任何要点。同时，把你可能需要快速参考的任何信息，比如那个人/主题的档案，放在手边。

5.早上第一件事就是吃一只活蟾蜍!(在接下来的时间里，不会有更糟糕的事情发生在你身上)。换句话说，先打你最害怕的电话，这样它就不会整天悬在你头上。

6.集团传真。你仍然可以发送单个传真，但如果你必须把消息传递给一群人(例如，为了一篇新闻稿而发送所有的报纸)，这就变成了一个简单的一键任务。

7.在下班时间查看邮件。在繁忙的日子里尝试上网是很困难的。养成在低高峰时段(晚上，清晨)查看邮件的习惯。它不仅会更快，而且还会省钱，因为你使用的是更便宜的费率。

如需更多商务沟通技巧，请联系多萝西·沃森，电话:s'organized Professional business Operations, 98-128 Kaahumanu St.， c2 -450，珠城，HI 96782 103147，或电子邮件:320@compuserve.com。每寄一本她的Teletips小册子，寄5美元和一个贴上邮票的回邮信封。(有组织的专业业务运营)