一天中似乎永远没有足够的时间来完成我们的工作。这就是为什么我们许多人会同时处理多项任务,这代表了我们完成多项任务的最佳、高尚的尝试。但事实证明,多任务处理实际上可能会限制工作效率,并最终影响你的水平和健康。根据运动员和国际TEDx演讲者的说法凯蒂·布劳尔,“当你限制多任务处理,专注于完成手头的任务时,效率会更高。研究表明,同时处理多项任务会使你的效率降低40%,并增加压力水平。”
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虽然Brauer承认很难集中注意力,尤其是在工作中,但他建议在工作日中实施几个简单的步骤可以帮助你集中注意力,并在工作效率上产生巨大的变化。
这引起了我的思考。因此,我联系了其他几位经营健康相关业务的企业家,了解他们如何在工作狗万官方期间更专注、更有效率。
一个是企业主丹尼尔Dietz-LiVolsi,天然食品公司NuttZo的创始人兼总裁。Dietz-LiVolsi告诉我,对她来说,为一天的开始做准备是集中注意力的好时机。她说,如果你早上不做某些事情,比如看手机,你就能集中注意力。
"不Dietz-LiVolsi说。至少等待60分钟,这样你就不会马上进入“反应性”的思维状态。她说她相信轻松地度过一天。她建议从拉伸、喝一杯柠檬水和冥想开始。“当你这样做的时候,你会发现平静和清晰,”她悲伤地说。“我最喜欢的时间是孩子们放学后。
接下来,在早上开始的时候,列一个清单,列出当天需要发邮件或打电话的五个人。从给这五个人打电话/发邮件开始你的一天。我在上午10点之前完成清单上最重要的5件事。这是我一天中最有效率的时间。”
电子邮件也很重要卡森·塔特,作者工作简单.他建议我们编写更高效的电子邮件来提高工作效率。他告诉我,如果你在发送邮件前问问自己“谁、什么、何时、何地以及如何发送”,你就可以省去很多来回的麻烦。泰特说,重点突出的电子邮件可以节省时间,并补充了几条提高电子邮件效率的技巧:
- 谁?把邮件分解成两个子问题:谁需要回复,谁需要对这些信息采取行动,谁需要做出决定?把名字写在“收件人”那一行。接下来是第二个问题:谁需要知道这些信息?把你的名字写在抄送栏上。
- 为什么?回头看两行上的名字。对于每个名字,问问自己,为什么这个人会参与这个项目?我为什么要给他/她发邮件?为什么他/她需要知道?为什么这些信息很重要?为什么这对更广泛的组织很重要?”
- 怎么啦?问自己一系列“是什么”的问题,帮助你塑造电子邮件的内容:电子邮件的目的是什么?在这封邮件中要传达的要点是什么?关键事实是什么?需要包括哪些参考文献或研究数据?什么是每个人都必须知道的?在你把所有需要的细节都包括进去之前,不要点击发送按钮。
- 如何?问问你自己,我希望收信人如何回应?在你的邮件中明确地描述这一点。如果有最后期限,那就说出来。如果你想要邮件回复,就说出来。如果你需要建议的会议日期,可能的项目参与者的名字,需要考虑的问题或关键想法的列表,或任何其他具体的输入,请描述它。永远不要假设人们会理解你想要什么。尽可能直接地告诉他们。
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最后,我求助于企业老板Elisette Carlson, Smack!代表医疗公司的媒体。卡尔森描述了一种独特的方法来减少分心,从而提高工作效率。“假装你在飞机上。在飞机上没有分心的事情,完成某件事是有时间限制的,”她说。“我有时试着在办公室里模拟这种环境,把手机调成‘请勿打扰’,然后离线。
卡尔森说:“尝试60到90分钟,你会惊讶地发现你能完成多少工作。”她还说,她看到了缩短期限的价值。“把通话时间减半:你真的需要30分钟和同事或客户通话吗?”分清主次,直奔主题。试着给自己一半或三分之一的时间来完成演示或故事。如果你不一心多用,你就能完成它。”
这些提高效率的技巧有一个共同点:它们促使人们在精神上更有条理。Yoga Six的首席项目官凯蒂·布劳尔(Katie Brauer)认为,为了获得更高的效率,清理或减少精神混乱是很重要的。布劳尔说:“大脑受益于有条理和无杂乱的结合。”说到提高工作效率,试着把电子邮件和声音提醒都关掉。
“保持一个检查列表,并为特定的任务安排时间块。”最后,Brauer建议,整理大脑的第一步是抽出时间,到外面去,拔掉移动设备的插头,与家人和朋友在一起。
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