本文作者仅代表个人观点。狗万官方
尽管需要会议要富有成效美国的研究表明，只有50%的商务会议时间是引人入胜的。有句话说，“会议是生产力消亡的地方”，这对那些没有正确处理会议的公司来说是一个可悲的现实。
一个2019报告研究发现，专业人士每周花两个小时在他们认为毫无意义的会议上，相当于浪费了5410亿美元的员工时间。最重要的是，近40%的专业人士认为不必要的会议是他们公司最大的成本。更不用说，许多会议往往结构严格，时间安排糟糕，运行效率低下。
但富有成效的会议对企业至关重要。会议应该是真正工作的地方完成能带来切实结果的工作——比如一个计划、一个决定或对未来工作的集体理解。
这里有5个建议，可以帮助商业领袖组织一场富有成效的会议。
1.你已经决定你需要一个会议，那么是什么使它有效呢?
为了有一个有效的会议，你必须首先确保有正确的人和部门参加。我发现组织者往往会过度邀请会议参与者．这些不必要的参与者接受了他们觉得必须参加但并不需要参加的会议的邀请，这导致了生产力的损失。
一旦你确定了你需要的参与者，确保你建立和沟通为会议制定明确的目标，以便每个人都能做好相应的准备。
鼓励参与，多问问题。会议中的每个人都应该以某种方式参与，并接受挑战，为讨论带来一些有价值的东西。
注意那些不吸引人的人。他们可能是在交流自己对工作的满意度，甚至是自己是否是这个职位的合适人选。
2.制定议程
一个议程是一个成功会议的重要组成部分，但经常被忽视。理想情况下，循环会议有同样的议程保持效率前进。你希望会议所需的前期工作提前发出，让每个人都有机会在会议前回顾一下。
会议应该尽可能以对话和行动步骤为重点。有一个议程就像指南针一样，可以帮助你确保会议在偏离轨道时能够回到正轨。
但是，假设您在会议上花时间审查应该提前阅读的数据，而不是讨论关于数据的问题。在这种情况下，你并没有创造出最佳或富有成效的体验。
最好至少提前24小时发布会议信息，以便与会者可以回顾会议内容并准备问题。
3.准时开始，准时结束
准时开始和结束对你的团队来说很重要，因为这能让每个人的一天都在正轨上。此外，注意开始和结束时间是一种向与会者展示你的方式尊重和重视他们的时间。会议开始和结束在指定的时间对传达你对员工的关心至关重要。
此外，任何需要技术或外部反馈的事情都应该在会议开始前处理好。在有意义的讨论中不使用手机的规定对于保持工作至关重要。如果你在会议期间检查其他问题，你可能不需要参加那个会议。如果你发现不止几个人在分心，你就应该首先质疑这次会议是否有必要。
4.在正确的时间给正确的人赋予正确的目标
要注意提前收集问题，并在会议中留出大部分时间来讨论这些问题。文档很重要一场好的会议需要优秀的笔记。糟糕的会议没有后续讨论或文件。
一天中开会的时间取决于你的团队。一个强大的商业领袖知道他们的团队是如何运作的，以及他们什么时候发挥最好的作用。例如，我发现每个月的最后一周不是进行头脑风暴的好时机，因为我的员工都在努力完成月底的数字。
找到合适的会议时间、团队和地点，你会看到更好的结果。
5.有行动计划、责任和最后期限吗
没有会议是没有效果的行动项目和责任．会议主持人负责指派一个勤勉的记录员，并让会议参与者对讨论的行动项目和下一步负责。
如果行动项目没有在特定的时间内完成，领导者有权质疑原因，并提供额外的指导来完成它。
坚持这样做的公司和领导将会有富有成效的会议。在固定的时间召开会议并制定适当的行动计划，这对于向员工传达关心和确保公司的长期生产力至关重要。
