如何控制会议负荷没有多少事情是我们能达成一致的。然而，我想大胆地说，我们都喜欢小狗、披萨和爬上床……
通过约翰。兰普顿•
这个故事最初出现在日历
没有多少事情是我们能达成一致的。然而，我想大胆地说，我们都喜欢小狗，披萨，在疲惫的一天后爬到床上。另一方面，也有很多我们鄙视的东西，比如不使用转向灯的人，湿度，或者摇滚小子。
会议太多了有压力的，累人的,对生产力和质量都有害．如果参加的太多，员工就会走神，失去动力，失去宝贵的工作时间。因此，毫不奇怪，经理日程表上83%的会议都是无效的，根据一项调查．更重要的是，会议被评为“办公室效率的头号杀手”由美国专业人士提供。
此外，研究发现少开会有很多好处。
“在我们调查的76家公司中，我们发现，当会议减少40%时，员工的工作效率会提高71%，”本·莱克、维贾伊·佩雷拉、阿希什·马利克和莱本·索加在报告中写道哈佛商业评论．“这在很大程度上是因为员工感到更有权力和自主权。”由于他们掌握了自己的待办事项清单并对自己负责，他们的满意度提高了52%。
此外，通过减少60%的会议，合作增加了55%。使用像Slack或Teams这样的项目管理工具来促进沟通，员工们能够按照自己的节奏进行一对一的联系。结果，压力减少了57%，提高了员工的整体幸福感。
此外，当会议减少80%时，员工认为自己受到微观管理的比例减少了74%。因此，人们感到自己受到重视、值得信赖、更投入(44%)，并更加努力地为公司工作。
怎样才能控制会议超载?那么，这里有10个策略可以尝试。
1.宣布“日历破产”
你熟悉吗?“邮件破产?”当你无法处理满溢的收件箱时，你所要做的就是删除所有的东西，然后等着看会出现什么问题，谁会联系你。尽管很残酷，但这是摆脱大量未读邮件，重新开始的最好方法。
同样将破产概念应用于社交媒体，加州纽波特称之为“数字排毒”。在他的博客上，他建议关掉所有平台一个月，不仅是为了看看你的感觉如何——科学表明你会感觉更好。但当谈到社交媒体的使用时，你也会错过什么。
在他们的新书中，未来如何运作在美国，来自Slack的三位高管赞助了未来论坛，提出了一个类似的想法。如果你宣布会议破产，就像电子邮件或社交媒体一样呢?
什么是“日历破产”?
在Slack，我们的高管在这方面以身作则，宣布“日历破产”。他们从日历上删除了所有重复的会议和一对一的会议，这样他们就可以考虑每一次会议，只添加真正必要的会议。”写布莱恩·艾略特，希拉·萨勃拉曼尼亚和海伦·库普。
我们的目标不是完全消除会议。相反，宣布会议破产意味着强迫你积极地为你添加到日历上的每个会议辩护，让它们脱离自动驾驶仪。
然而，有人建议，如果处理得当，电子邮件破产可能会给你更多的时间来集中注意力。
“我们发现很多会议可以取消或分成几个部分。例如，您的每月销售会议可能以状态更新开始。为什么不提前发出去呢?演示文稿可以作为平台或异步视频共享，以便人们可以在自己的时间查看它们。像这样的策略可以大大减少你们的会议时间，然后在一起的时间可以更有意义地花在实质性的讨论或团队建设上。”
“这基本上是‘取消所有重复的会议’”的练习，持续一周，然后再增加重要的会议，说艾略特。
2.在全公司实施“无会议日”
“无会议日”并不是一个完全原创的想法。多年来，许多企业都在实施全公司“无会议日”的想法。
一些最突出的例子包括:
- 自2013年以来，Asana一直有“周三不开会”的规定。
- 凯特·金斯洛(Kate Kinslow)成为艾瑞亚医疗公司(Aria Healthcare)的首席执行官后，实施了“周五不开会”。
- Moveline的联合创始人凯利·艾德森(Kelly Eidson)在周二的“Maker Days”会议上忙得不可开交。
- 沃克公司(Walker & Company)的创始人兼首席执行官特里斯坦•沃克(Tristan Walker)只在周二和周三开会
这些组织和其他许多组织都反对召开会议。但是为什么呢?
Asana的联合创始人达斯汀·莫斯科维茨，写的要点是，“制造者”遭受了巨大的痛苦打断会议在他们的心流时间里。经理们通常习惯于安排日程——所以他们似乎更容易打乱别人的日程，”备忘录写道。“创客们也会这样对待彼此。”
“‘创客日’的目标是让人们在努力解决一个大问题时富有成效。”凯利·爱迪生说快速公司．“(产品)团队的成员可以在任何他们想要的地方工作，除了他们自己，任何人都可以接触到他们。”
特里斯坦•沃克表示，在周一、周四和周五，“我尽量不参加会议，这样我就能把工作做完。周二和周三通常是背靠背的会议。”
在之前的Calendar文章中，阿曼达·阿贝拉写道，她放弃了团队会议，因为项目管理软件自动化，以及它们浪费了她的个人和工作时间的事实。
3.每周安排一天会议
One Month的联合创始人兼首席执行官Mattan Griffel解决了自己的会议问题，他把除了一天以外的每一天都隔离起来。
“我不把它当回事。如果有人要求在周二喝杯咖啡，我会问他周三是否有空。如果那个周三的时间已经排满了，我会询问下个周三的时间(有时我不得不把两三个周三的时间都排出去)。《福布斯》篇文章。
除了有大量的时间来做其他事情外，他还发现，“强迫人们等到周三，往往会过滤掉不重要的会议。”这将消除那些想占用你一些时间，但不愿意等待你的时间，也不愿意按照你的时间表工作的人。这对我来说太好了，反正我也不想和那些人见面。”
4.正确安排会议的时间和日期
“最重要的任务应该在人们处于或接近警惕性最高的时候进行(在中午和下午6点的一个小时左右)。”写克里斯托弗·m·巴恩斯(Christopher M. Barnes)是华盛顿大学福斯特商学院的助理教授昼夜节律．
这对你的会议有什么影响?
会议是经常需要的，但你的团队可能有其他优先事项。换句话说，不要在上班时间安排会议工作效率高峰时间．最好把这些时间留给更有意义的任务。如果你把他们从最重要的任务上拉下来，他们会感到沮丧和疲惫。
此外，避免在与会者还没睡醒的时候召开清晨会议。在下午快结束的时候，当我们精神疲惫的时候，也有可能做出糟糕的决定。相反,科学上说周二下午2:30是你最好的选择。
由于工作量已经减轻，员工们会为下午晚些时候的会议做更多准备。除了更有可能参加，他们也更有可能在精神上和身体上参与，不像周一和周五。毕竟，在周五的下午，当人们正在考虑周末计划时，期望集中注意力会适得其反。
5.总是有一个日程和目标
“最大的会议失礼之一是没有会议准备提前。”洛林·李说他是Prezi的编辑主管。“我进去过无数的有人想要‘讨论’某事的会议。”
因为事先没有深思熟虑地选择话题，电话会议也没有结构，所以讨论偏离了主题，电话会议的目的也不明确。
输入:议程。
洛林建议:“弄清楚你想要解决的问题，然后把它放在你议程的首位——这就是你想要完成的总体目标。”接下来，找出实现这个目标需要讨论的话题——这些就是你的议程话题。会议可以保持在正轨上，主持人可以在点击“加入呼叫”之前考虑会议。
与会者还应该能够对议程做出贡献。因此，会议立刻变得更加协作，每个人都有发言权。会议主持人能够以最有效的方式管理议程。
你是否收到了一个没有议程的会议邀请?她建议:“礼貌地提出要求，或者询问你能做出什么贡献，或者你可以提前准备什么，以确保主持人在你加入会议之前已经考虑过了。”
如果你在制定日程或设定明确的目标方面有困难，那么这可能不是讨论，而是更新状态。你可以考虑用一种异步的交流方式来代替会议，比如电子邮件或录制视频。
6.投资正确的技术
对于今天的沟通、协作和项目管理工具来说，会议甚至可能是不必要的。例如，根据Slack用户的说法，他们采取了采用该软件后，会议减少23%．
使用这种技术，你可以与他人交流，给任务设定最后期限讨论项目，并制定计划。
日历是一个有用的工具，如果你需要安排会议。而不是找出正确的时间和日期，你只是与他人分享你的日历。其他各方然后选择他们方便的时间和日期。之后，每个人的日历都会自动更新。
7.保持会议简短而愉快
用英国学者c·诺斯科特·帕金森的话来说，工作扩展以填满可用的完成时间。为什么这与会议有关?嗯，你应该缩短会议时间，避免不必要的时间和精力。
有几个坚实的理由支持这一观点。第一件事是，如果你安排了一个小时的会议，只需要30分钟，你就会用掉整个小时。因此，你从每个人那里偷了30分钟。
第二，有一种东西叫做“认知积压。”基本上，认知积压指的是人们会对长时间的会议不感兴趣。正是因为人们的注意力和学习能力，TED演讲才不会超过18分钟。
8.创建传递周期
在决定会议时长时，你不应该只考虑一小时还是半小时的困境哈尔维尔纳．更进一步。
- 把半小时的会议延长到20到25分钟。
- 把一个小时的会议延长到45分钟或50分钟。
怎么会？
避免多米诺骨牌效应。
早会通常只持续几分钟。哈尔补充道:“这样一来，参加后续会议的每个人都在浪费时间等待上次会议迟到的人。”当第一次会议结束时，许多人已经浪费了无数个小时。
通过在过去的时期内构建，您可以避免成为连锁连锁中的第一个多米诺骨牌生产力损失并且可以确保你在特定的时间完成。
上下文切换和准备。
你曾经开过背靠背的会议吗?你是否曾经开会迟到，然后发现自己拼命地浏览议程，想要记住会议的内容?然后，即使很晚，你也没有错过任何东西。这种事发生在我们所有人身上。
他继续说道:“令人惊讶的是，在会议间隙用五分钟来清理你的头脑，把你的思想集中在你需要解决的下一个主题上，也许可以拿出一些文件、幻灯片或仪表板，这样简单的事情就可以把一个疲惫的烂摊子变成一个自信的贡献者，让你感觉自己在掌控之中。”
健康和生物。
那些一天中大部分时间都坐着的人至少应该偶尔站起来活动活动腿。
除了对健康有益之外，它对满足基本的生理需求也非常重要，比如保持水分。
如果你不得不连续参加会议而没有机会解决这些需求，即使你不必中途离开会议，你的注意力也会受到影响。
9.保持正常办公时间
经理和员工都需要确保可访问性。因此，根据Y Combinator的保罗•格雷厄姆(Paul Graham)的说法，一个好的经验法则是用办公时间抵消大量的个人工作。因此，让你的门每两周打开一次。这种方法平衡了友好的可用性和隐士般的深度思考。
如果员工和同事知道你周二下午都有空，他们就不太可能在周一安排一个肤浅的会议。
10.更自私地利用你的时间
以上所有的例子都是缩短会议的例子。但是怎样才能阻止会议邀请呢?首先要承认，自私地利用自己的时间是可以的。最后，你的日历应该只反映你一周的任务。
在你不想开会的日子里，在你的日程表上留出一大块不可用的时间公共日历．有礼貌的同事通常会在建议见面时间之前查看你的日程表。当同事询问一个可能的日期/时间时，让他们参考你的日历。日程安排得太满实际上可能会阻碍人们安排本来可以通过电子邮件进行的会议，松弛，或者打个电话。
那些不想参加会议的人更直接。尽管是在办公室，但我知道有些人是在陷害我外部自动应答功能在他们的电子邮件账户里。当然，这种方法在开放式办公室中就不那么有利了。然而，如果你不想被会议邀请分散注意力，这可能是一个有用的技巧。
图片来源:Fauxels;Pexels;谢谢你！
