保护商业文件如果你没有一个适当的系统来数字化存储你的业务产生的数百万页的文档和文件，你就是在浪费钱。以下是数字存档的真相。

美国企业的影印量超过10亿份每一天并且每年花费超过250亿美元来归档、存储和检索他们的纸质文件。在许多情况下，记录和信息系统通常占到经营总成本的50%。

然而，就目前可用的技术而言，花费大量资金来存储和维护硬拷贝信息在商业上是不明智的。与公司业务的各个方面一样，使用能够提高生产力和降低成本的技术对您的盈利能力和成功至关重要。

由于可以节省成本，许多公司正在改变他们对数据存储的态度，并正在寻找处理数据流的创新方法。如今，有一些创新且经济的技术可以简化硬拷贝数据的处理和存储，从而为您节省资金，您可以使用这些资金来改进系统并投资于业务的未来。让我们来看看其中一个新系统。

定义解决方案
数字存档，也称为扫描到文件，是处理和存储文档的最佳方法之一。简单地说，数字存档是将纸质信息转换为原始文档的数字表示的过程。这些极具成本效益的转换允许轻松存储和访问信息，使公司能够节省时间、存储空间、金钱和资源，并提高生产力和安全性。

随着时间的推移，数字化存储信息将降低文档存储的成本。它将减少与归档、检索和重新归档纸质文件相关的员工工作量。此外，它提供了方便的访问搜索，检索，阅读，打印和电子邮件图像文件。

数字存档还允许在互联网或内部网络上方便地传输文件。它还创建了一个灵活的公司文件电子数据库，如财务报表、所需的监管文件、客户和患者档案、税务和法律文件——所有这些文件都可以密码保护，以限制打印和内容提取。

还有更多的好消息:这个过程很简单。信息被扫描并存储在多种形式的媒体中的一种上，最常见的是在cd - rom上，但也在硬盘或其他文件格式上。然后，您将数字数据存储在安全的位置，无论是现场还是远离您的业务。只需将CD-ROM或磁盘装入任何计算机，就可以很容易地检索数字存储的信息。该文件看起来就像它原来的硬拷贝形式一样，可以保存到电脑，通过电子邮件发送或打印。

数字存档使公司能够在cd上储存无限量的信息。想象一下，把35000页纸转换成三张cd。

如果你认为数字存档可能适合你的公司，这里有几个问题可以问你的视觉传播合作伙伴:

信息是如何扫描的?谁来做，要花多长时间?

信息既可以手工扫描，也可以根据被扫描数据的类型输入扫描仪。扫描应该由经过专业培训和认证的数字专家团队来完成，他们知道如何扫描和存档重要文件。扫描时间将根据要转换的信息量而变化。例如，1200页可能需要4个小时才能完成。

信息在被扫描以进行数字存档时是否安全?

很可能是这样，但您需要确保供应商有一个专门的、安全的数字归档成像区域，在设计时考虑到您的敏感文档。此外，您需要验证信息不会与任何外部来源共享，并且您的供应商应在完成后返回所有文件。在某些情况下，您和供应商可能会决定在您所在的位置进行扫描。

信息存储在哪里?光碟会交给我储存，还是我需要让供应商把光碟存放在安全的地方?

通常，您的供应商应该将信息存储在将返回给您存储的cd上。

数码文件会采用什么格式?

文档至少应该转换为PDF，因为这是广泛接受的数字化信息格式。此外，PDF格式被许多地方、州和联邦机构批准并使用。不过，根据您的需要，也可以在Word和其他行业专用软件中创建文件。