如何妥善保存公司纪录无论从法律上还是战略上来说，掌握公司的记录都是必不可少的。

对大多数企业家来说狗万官方，公司记录是工作中最无趣的部分。当你经营一家成长型企业时，为了专注于销售、客户满意度和新产品开发，你很容易忽略一些行政手续。

然而，无论从法律上还是战略上来说，掌握公司的记录都是必不可少的。

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所以，如果你以公司、S公司或有限责任公司的形式经营公司，并准备钻研公司记录保存，以下是你应该知道的:

为什么你应该保持良好的公司记录

首先理解为什么公司记录保存很重要，这样就更容易腾出时间来完成这项任务。简而言之:你会意识到如果你不这样做会发生什么。

首先，了解这些记录在帮助您方面的作用保持“公司面纱”的保护你需要对抗诉讼和债权人。如果有人起诉你的公司，他或她可能会试图打破你的公司面纱，表明你的公司没有按照州法律遵循适当的公司手续。

这样做之后，这个人可能会试图追求你的个人资产作为和解的一部分。

你成立公司或有限责任公司的一个主要原因是为了维护有限责任的保护，所以你会想要用适当的公司记录来保护有限责任。不要给原告或法院任何理由质疑你公司的合规。

除了公司的面纱之外，保存良好记录还有其他原因:例如，美国国税局可能需要公司记录。你可能会需要出示书面证据(会议记录)你们公司批准了一项重要的决定，比如改变财政年度或选举公司地位。

保存准确的公司记录的另一个关键原因是，如果你想出售公司。潜在的购买者通常想要查看你的记录，以确定过去的表现。不良或不完整的记录可能会降低公司的收购价格。

你需要记录的东西

各州关于记录保存的规定各不相同。一般来说，公司比有限责任公司有更多的国家强制要求，并且可能必须在其营业地点保留以下内容:

• 公司章程(你第一次成立公司时提交的文件)
• 向州政府提交的任何修改
• 公司章程阐明了你将如何经营公司
• 年度报告
• 董事及高级职员的姓名及地址
• 股东的名称和地址，包括其人数和股份类别
• 股东和董事会议的任何行动/决定的文件(会议记录)

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虽然有限责任公司的州要求较少，但许多州确实有有限责任公司的记录保存规则，可能要求您在您的营业地点保存以下记录:

• 成员和管理人员的姓名和地址
• 组织章程(你在成立有限责任公司时提交的文件)
• 向州政府提交的任何修改
• 经营协议

各州在具体的记录保存要求方面各不相同，包括保存记录的时间长短以及如何存储记录(数字或纸质)的细节。请记住，如果您扩展到其他州，您也需要遵循这些州的记录保存规则。

妥善保存会议记录

大多数关于公司记录保存的问题都与会议记录有关。公司被要求保留会议记录(同样，各州的具体要求各不相同)。有限责任公司不需要保持会议记录，除非这项任务已在经营协议中规定。

会议记录是公司活动的正式记录。它们记录了影响公司的主要投票、决议和交易，以及:

• 选举新职员或董事
• 发行股票
• 薪酬的增加
• 批准长期租赁、团体健康计划或其他影响公司的决定
• 批准财务决策，如商业贷款、出售资产、选择美国公司税身份或收购另一项业务
• 年度董事和股东大会

会议记录不需要包括每一个微小的细节，也不需要像律师写的那样读。保持语言简洁，坚持基本事实。从本质上讲，会议记录应该成为公司的机构记忆。与任何类型的文档活动一样，最好在会议结束后立即记录会议记录，因为所有的细节都是新鲜的。典型的分钟包括一些基本的东西，比如:

• 日期、时间和地点
• 点名(谁出席，谁缺席)
• 议程项目以及它们是否得到处理
• 投票行为(记录每个人如何投票和谁弃权)

你不需要向政府提交会议记录。相反，它们应该与你的其他公司记录一起保存至少7年。股东、高级管理人员和董事有权根据“合理要求”查阅会议记录。

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坚持使用基本的会议记录格式(在线查找模板)，那么你就更有可能把记录变成另一个常规的业务流程。

记录只需要几分钟就能完成。良好的记录将有助于你的公司符合国家法律，并保持你的公司面纱完好无损。