公司每年花费超过37亿非必要会议-使用这5提示确定你值得参加现在比以往任何时候都多会议超载, 花数小时通话和集思广益会议, 只为一无所获五个方法提高会议效率

雇员们每周在会议中耗时数之多是荒谬的-和它所见的新会议通知都出现在数字日历上-扼杀生产率.

大流行病使团队有机会更好地利用虚拟会议和电话,帮助大大精简日常活动并远程工作然新微软研究显示总有团队成员参加在线会议这种方便性正耗去他们宝贵的工作生产率时数

微软研究显示,部分员工每周花近8小时或全工作日在线会议过去三年里员工花在微软团队会议和通话上的时间增加了192%

花在集思广益会议、通话和不必要的会议上的时间不仅破坏团队生产率,而且伤害公司底线性能并举哈佛商业评论估计近似370亿美元工时在美国每年浪费单因不必要的会议

即时30分钟会议本可更有效使用或更好使用,管理者和团队主管需要考虑太多会议对团队生产率的负面影响,以及他们能做些什么来提高效果

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开工创建会议结构框架

会议常为新思想集思广益,提供团队汇报,交流进度和信息或开发新组织策略虽然这些交互作用很重要,并需要帮助团队实现业务目标,但仅仅这些关联的紧迫性并不总归定义内会议框架.

创建结构化框架帮助管理者、团队领导和雇员更好地了解每次会议的核心重要性,帮助击败所谓的 "微求效果并允许团队成员有更大的自主性 有效管理时间和调度

团队领袖需要设计结构化理解 任何会议将如何帮助实现前向目标怀有明确目标并努力实现共享意义将确保会议时段少占用小组成员周表和讨论更有成效

二叉分配专用会议日

工作周中并非每天都需要从强制会议或电话开始有实例显示团队使用这些时段快速向彼此或团队成员汇报项目进度建立会议框架的想法部分是通过分配一周中每个人可相聚的具体日期实现的。

而不是用会议填满员工日历或请求在午餐前打速通电话讨论有可能通过团队消息板分享的东西,会帮助雇员在近长时间空闲更多时间

通过用一两天时间开会,团队可以更好地为每次会议做准备,确保只讨论、解决或处理紧迫问题这将有助于团队组织化,鼓励有效通信策略,帮助建设更动态工作场所网络

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3级保持会议短

时间是最贵的商品之一 团队需要, 和它之一越快你开始想时间 高值商品,越快理解 为何花30分钟到一小时 讨论会议

研究估计平均会议长度约50.6分钟仅仅因为有一小时时间 讨论报告团队的进展 并不意味着快速调用需要这么长

开个会,如前所述,需要高效化并有流团队领导人需要提出重要题目并简要讨论提供更好清晰度所需的任何洞察力,团队成员应有时间回答或提出重要问题

4级保持会议关联性

保留议程更重要的是, 特别是现在员工正花半个工作日开会,牢记这一点,时刻努力保持点

自始至终确保团队成员了解会议题目、将要讨论的内容和每次会议需要取出的内容

可能有些例子 你或你团队中的人 可能偏题, 重要的是某个人管理会议, 或为这些会议提供方便 能够有效吸引员工注意力回溯到讨论上

跟踪会议议程将确保雇员继续参与,在需要时提出任何问题,并用会议时段讨论紧迫问题。不幸地,没有一个员工或团队成员对你们孩子的垒球游戏感兴趣,所以请始终坚持点对准点

关联性 :如何使会议少麻烦多点

5级选择参会

并非每次会议都需要每个人在场-听起来怪怪的,但事实如此。有多种实例说明团队可同时执行各种项目,而无需工作重叠。

结构化会议意味着考虑人民 将参加会议初级会计师Jessica可能没有必要参加集思广益会议,讨论客户营销运动和设计师将做哪些工作来创建更多社会媒体广告

小队成员多出席周补全电话和会议是合情合理的思考他人时间和方式不必要的出勤可食用员工生产率