你的文件不安全。以下是文档安全的最佳实践

数字化文档革命带来了对正确保护所有这些信息的固有关注。公司需要采用最高级别的文档管理安全性。

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通过大卫·温克勒•2022年11月4日

《创业家》作者的观点纯属个人观点。狗万官方

随着5 g技术工业4.0给企业带来了更大的压力,要求他们快速实现数字化转型文档管理解决方案爆炸式增长。文档管理软件的全球市场是预计到2025年达到101.7亿美元。伴随这场革命而来的是如何正确保护所有这些信息的固有问题。文件通常包含敏感和私人信息,如果泄露,可能对个人、企业或政府有害。这就是为什么公司需要采用最高级别的文档管理安全性。

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不要等待保护数字文档

与纸质文件相比,随着新漏洞的不断出现,以及数字文件被破坏的容易程度,确保这些文件的安全性对于防止私人信息被泄露变得比以往任何时候都更加重要。

阅读新闻和了解新事物是很常见的安全漏洞.影响大小公司的数据泄露事件仅在2022年上半年就发生了近2000起。对于许多公司来说,他们的数据是他们最有价值的资产之一,因此必须加以保护。

Ransomeware它是一种恶意软件,旨在加密文件,并拒绝用户访问文件,直到支付赎金。钓鱼式攻击,黑客试图获取帐户凭证(用户名和密码),这代表着持续不断的危险。黑客通常会低调一段时间,然后最终以该用户的身份登录,以免引起怀疑。然后他们下载用户可以访问的文档,或者,如果足够复杂,攻击网络管理员特权。

究竟是谁试图侵入系统获取文件?任何人都能在这种类型中找到价值数据公司拥有。黑客通常不知道公司拥有的数据类型,直到他们拿到公司文档,或者对公司有足够的了解,以识别可能可用的信息类型,如财务或员工个人身份信息(PII)。他们可以利用任何文件来牟利。

在文档管理合作伙伴中寻找什么

目前市场上有许多外包文档管理供应商,但在提供最高级别的安全性方面,并非所有供应商都是平等的。下面是四个必要条件安全特性从文档管理合作伙伴处查找:

  1. 端到端监管和跟踪链:重要的是要知道谁可以访问物理和数字文档。监管链在文档的整个生命周期中至关重要。任何访问都应该被记录下来,这样你就可以看到谁打开了一个特定的文档,什么时候以及他们的原因是什么。合作伙伴应该能够显示审计和监管链日志。这也有助于确保只有具有适当特权的人才能访问特定的文档,而其他人则不能。
  2. 灾难恢复、故障转移、冗余和保证访问:随着纸质文档的减少,系统和流程需要到位,以确保在单点故障的情况下可以访问您的数字文档。在合作伙伴的数据中心,如果互联网宕机,你仍然应该有一个备份,冗余的方式来访问这些文档。合作伙伴应该能够提供书面报告,显示正在进行的测试以及结果,这样您就可以确信,如果发生灾难,您知道故障转移将正常工作。
  3. 符合行业标准:合规性标准(例如针对信用卡信息的PCI、针对健康信息的HIPAA以及针对政策和流程的SOC 2 Type II)可确保对任何文档的安全性和相关流程完全负责。合规性通常涉及独立的第三方评估,以确保合作伙伴遵循行业指导方针,执行必要的任务并具有适当的控制措施,以确保最高级别的安全性。合作伙伴应该能够提供认证的证据,表明它们符合您存储的文档类型的必要遵从性标准。
  4. 使用“持续进行的合规”模型:合规的缺点之一是它是一个年度评估,所以有时公司全年都松懈-然后在合规的时候准备好。合作伙伴不仅在评估时,而且在全年都应能够证明遵守规定。

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公司可以实施的最佳实践

除了想要最好的技术解决方案来帮助促进文档的数字化,公司还应该把安全放在首位。无论你是有首席安全官、首席技术官、IT主管还是与第三方服务提供商合作,公司自己都应该实施以下几个最佳实践,以确保他们尽自己的一份力量来保护他们的数字文档:

  • 使安全成为首要的、积极的焦点,而不是事后的想法;
  • 执行一个完整的审计对每个数字文件的所有访问和所采取的行动;
  • 确保建立和遵守适当的数据分类、保留和销毁协议;
  • 测试和记录灾难恢复和业务连续性解决方案;
  • 定期对环境进行漏洞扫描,并修复发现的所有关键漏洞;
  • 定期举办安全意识培训,要求员工100%参与;和
  • 定期进行监管链和安全审计,以确保遵循并记录最佳实践。

为了获得数字文档的最高安全级别,战略协作应该涉及所有利益相关者——包括文档管理提供商、IT、安全和运营。

大卫·温克勒

狗万官方企业家领导力网络贡献者

Docufree执行副总裁

David Winkler是数字转型大使,他是Docufree的执行副总裁。他负责指导Docufree的产品和平台路线图。他的热情在于确保解决方案能够解决企业在市场中遇到的现实挑战。

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