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为什么你需要开始自动化重复性任务

使用这个帽子戏法来提高工作效率。

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叮,叮,咔哒,咔哒,嗖嗖。然后重复:一遍,一遍,再一遍。听起来是不是很熟悉?它应该。根据…麦肯锡的研究在美国,平均每周有28%的时间用于回复电子邮件。同样,还有19%的时间花在了收集信息和数据上,14%的时间花在了沟通和协作上,剩下的39%实际上花在了一个人的角色特定活动上。也许你能感同身受。我当然可以。

Chainarong Prasertthai |盖蒂图片社

作为一名营销人员,我经常发现自己从不同的工具中提取数据并构建报告,然后在我有机会开始自己的工作之前将这些报告发送给所有利益相关者。这是平凡和重复的,但它也很重要。在我无休止地追求更高效(或许更少沮丧)的过程中,有人介绍我去找Ross JenkinsDigitalMe是自动化领域的领导者。他主要专注于帮助执行团队利用自动化改进他们的工作流程和决策过程。

自动化任务不仅仅是为了消除重复的任务和节省时间,而且实际上是为了提高可靠性和消除人为错误。从简单到高级,事实证明,有很多事情你可以自动化,让你的一天更有成效。

这里有一些方法可以让你开始自动化你最重复的任务。

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电子邮件自动化

根据詹金斯的说法,电子邮件是最容易自动化的任务之一,它对你的工作效率有很大的影响。通过简单地引入过滤器来划分你的收件箱,你可以优先考虑哪些需要阅读,哪些需要留待以后阅读。例如,通过将白名单域名的电子邮件汇集到一个文件夹,将未知域名的电子邮件汇集到另一个文件夹,你很快就会看到收件箱不那么混乱的好处。

詹金斯向我解释了如何通过自动化最频繁的电子邮件回复来更进一步。使用高级过滤器,然后通过自动化软件进行管理,比如Zapier,你可以对最常见的问题生成自动回复。同样,通过使用日历调度软件,如Calendly,然后你可以设置对日程安排请求的自动响应,让人们能够直接从你的日历中预订时间。您还可以链接到一个待办事项列表工具,例如Todist这样,带星号的电子邮件就会自动添加到你的待办事项列表,甚至你的CRM(例如;HubSpot的),确保你永远不会忘记回复重要的邮件。

自动化数据和信息收集

Jenkins解释了一个情况,他正在帮助一个管理团队自动访问他们最重要的统计数据,并确保需要查看这些数据的人可以使用这些数据。在这个特殊的案例中,他设置了自定义仪表板来可视化直接从HubSpot提取的统计数据。您也可以使用可视化工具,如Google Data Studio,这是一个免费的工具,可以很容易地集成到您的CRM,电子表格或数据库。然后,他们会自动向投资者和内部利益相关者发送通知电子邮件,并提供最新仪表板的链接。

詹金斯表示,通过简单地自动化这样的重复性任务,他帮助公司节省了员工收集和汇编信息的时间,同时也帮助首席执行官在外部和内部利益相关者之间引入了更好的透明度。

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自动化营销和销售领导管理

作为一名营销人员,这对我来说特别有趣。作为一名营销人员,我的主要职责是利用营销自动化,通过自动的电子邮件滴注活动、广告重新定位和现场体验,给潜在客户一个很好的(希望有说服力的)体验,我的次要职责是内部潜在客户管理。例如,如何在市场和销售部门之间对潜在客户进行评分和管理。这是一个自动化机会巨大的领域。

要实现潜在客户管理的自动化,比如一旦潜在客户成为营销合格的潜在客户,从营销到销售的交接,需要确保销售经理意识到潜在客户并采取行动。虽然像HubSpot这样的客户关系管理系统非常适合综合潜在客户的所有数据,但Jenkins使用自动化来通知销售代表有关潜在客户的关键和及时信息,但也将有关潜在客户质量和销售电话结果的信息发送回营销部门,这些信息由HubSpot处理。然后,使用上述类似的做法,将所有这些数据汇编为高级管理人员的汇总数据。

在结束我们的讨论时,詹金斯向我解释了自动化是如何成为公司决策过程中不可或缺的一部分的。随着人工智能的发展,商业领袖正在利用这项技术根据复杂的数据集做出即时和更明智的决策,从而消除人为错误。这延伸到客户,在客户服务等领域,客户服务代理得到强大的人工智能推荐的补充,为解决客户票务问题提供准确的指导。高管们也在制定战略决策时利用人工智能。通过使用人工智能引导的概率结果自动化决策过程,领导者还能够从战略决策中消除人为错误。自动化正在成为商业环境中真正不可或缺的一部分。

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