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作为一家小型企业，您不希望有多个系统来处理您的簿记、发票和财务文件。也许你在电子表格或文字处理文档中创建发票，在网上银行中查看费用，并在云端的人力资源文件夹中维护员工记录。有些数据可能在文件托管服务中，而其他数据在您的计算机上受本地密码保护。
这可能会让需要处理这些文件的其他人感到困惑，而您则不知道什么在哪里。当你在报税或申请贷款时需要这些信息时，你可能需要参考那些分散的文件。这可能需要很长时间才能找到，并且存在丢失数据甚至使用错误数据的真实风险。
如果你还没有遇到任何严重的错误或问题，处理你自己的记账，你可能会想维持现状。然而，随着时间的推移，您的财务组织需求将继续变得更加复杂。你的业务可能会疯狂增长，需要跟踪的事情成倍增加，使你的日常工作复杂化。或者，如果你一直不太注意记帐，你可能是在玩命。
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为了满足你的需求，你可以雇佣一个簿记员来组织和跟踪你所有的业务财务。你也可以雇佣一个会计来组织和跟踪你的商业记录。
或者你可以把你所有的文件、发票、交易、银行账户、客户付款和信用卡流入一个易于使用的财务管理系统。这样的系统通过自动解析你的文件或收据来节省时间。你可以扫描并上传到一个中央数字位置，无需思考就能捕捉到重要信息。没有电子表格能独立做到这一点。这样的系统将是自动的、简单的，所有内容都可以立即搜索到，并使分析信息和根据分析做出决策变得容易。
技术研究和咨询公司高德纳(Gartner)对会计流程自动化进行了研究，发现了这一点89%的一般会计任务是高度自动化的．
这样的系统可以组织您的数据，同时减少或消除手动输入数据的时间。它可以很容易地识别你的记录中的差异，而不用在物理文件和日志、电子表格、文件和收据盒中进行烦人和耗时的搜索。最重要的是，你会对自己的业务和财务有一个清晰的了解，同时花最少的时间记帐。
寻找理想的解决方案
一些供应商为财务管理提供自动化解决方案，可用于桌面和移动应用程序。它们简化了组织和自动化小企业簿记的过程，包括发票和文档管理。
为你的财务文件寻找云存储，这可以减少混乱，同时提高效率。当文件可以在移动设备上扫描或捕获并上传到云端时，它尤其有用。
在那里，文档被处理和协调，您甚至可以立即生成报告。
自动发票创建和跟踪您的品牌发票并接收付款是您应该感兴趣的另一个功能。为您的客户提供电子支付选项，可以大大加快您的时间，无需再前往邮箱或银行分行。而且，如果你把你的银行账户和信用卡链接起来，你的交易就会无缝地填充，同时为你提供资金进出报告。
一些平台还提供银行级别的安全性，所有数据在传输过程中都经过加密，并存储在安全的数据库中。财务管理软件的另一个重要功能是可以安全地与会计共享文件并对文件进行评论，而不需要大型电子邮件附件。
在选择财务管理平台时，寻找一个为小团队和独资经营者提供一体化解决方案的平台，不需要广泛的会计知识。实时客户支持和安装协助也会是一个很好的加分项。您和您的员工将节省时间和精力，同时自动化生产需要分析的关键财务文件，如损益表、现金流量表、资产负债表和费用报告。如果这个平台可以搜索你的数据，那么你就可以快速访问所有数据并生成自动报告，这意味着你可以花更少的时间输入数据或查看收据、发票和银行对账单，从而有更多的时间发展你的业务。
最后，一个解决方案——没有电子表格和手风琴文件——意味着你可以花更少的时间管理你的书籍。你的生意不能做簿记，但不做簿记也不行。
