这个日历管理技巧将改变你如何支配你的时间帕累托原则适用于时间管理。
通过约翰。兰普顿•
《创业家》作者的观点纯属个人观点。狗万官方
当涉及到日历管理，不缺提高你如何利用时间的技巧和策略．例如，Zappos的CEO谢家华就使用了一个名为“昨日盒子”的电子邮件管理系统。亚马逊的杰夫·贝佐斯通过尽可能缩短会议时间来防止浪费。沃伦·巴菲特对几乎所有事情都说“不”。
所有这些技巧都可以帮助你改变如何利用时间。但如果有一条规则适用于时间和生活管理的所有事情，那就是80/20规则，也被称为“二八法则”帕累托原则．
衡量你行动的投资回报率
帕累托原则是以意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托的名字命名的。他发现意大利大约80%的土地为20%的人口所有。从那时起，观察家们就用这个概念来解释生活中的事物不是均匀分布的。例如，一家公司20%的员工创造了80%的业绩。
然而，如前所述BetterExplained，这并不意味着这些数字必须精确地是20%和80%。员工可以创造10%、30%甚至90%的成果。它简单地解释了事物通常不是均匀分布的。
我之前解释过，这个想法是你80%的结果来自你20%的行动．考虑到这一点，一个有10个项目的待办事项清单可能只会列出两个高价值的任务。使用80/20法则，你会有选择性地选择在一天的早期处理的两件事——它们需要有最大的回报。
但支持帕累托原则的并不只有我一个人。格雷格·麦基翁，畅销书《本质主义:有纪律地追求少他在《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)上写道:“我们生活在一个几乎所有东西都毫无价值的世界非常很少有东西特别有价值因此，帕累托原则应该“应用于人类的每一种努力”，以帮助区分“微不足道的许多”和“至关重要的少数”。
布莱恩·特蕾西我也是80/20法则的坚定支持者。特雷西建议:“在你开始工作之前，总是问问自己，‘这项任务是我工作中最重要的20%，还是最重要的80% ?’”
以下是你如何确保80%的产出来自20%的时间。
评估你的任务。
第一个起点是识别那20%你的任务将产生80%的结果。你可以通过问问题来达到这个目的:我清单上的所有任务都是紧急的吗?这些任务对于整体结果是必要的吗?
我是否在特定的任务上花了太多时间?这可以让你知道你在努力把事情做得很好。
任务是否包含在我的列表中我的责任?我有能力完成清单上的任务吗?有什么任务我可以委托给别人吗?
重新考虑你的待办事项列表，创建一个新的排名。
帕累托原则可以帮助你更有效地利用你的时间，通过强迫你优先考虑你的任务。因为这很难确定，Geoffrey James建议你从重新考虑你的任务清单．
詹姆斯写道:“当你列一个待办事项清单时，根据需要付出的努力(1到10,1表示付出的努力最少)和潜在的积极结果(1到10,10表示影响最大)来对每一项进行优先排序。”
在此基础上，你可以通过将“付出的努力除以潜在结果”来创建新的排名，从而获得“优先级”排名。先做优先级最低的项目。”
James举了一个例子:
- 任务1:撰写出差会议报告;努力=10，结果=2，优先级=5
- 任务2:为市场营销准备演示文稿;Effort=4, Result=4, Priority=1
- 任务3:打电话给现有客户介绍;努力=1，结果=10，优先级=1
看完这些，你就会意识到你需要先做任务3，然后再做任务2。任务1被放在次要位置——可能永远都不会完成。
目标和任务可能并不总是交织在一起。然而，在考虑实现目标所需的活动时，你仍然可以使用帕累托原则。在这种情况下，你希望能够用20%的活动完成80%的目标。
例如，如果你的目标是花更多的时间和家人在一起，同时让客户开心，提高工作效率，那么你今天可以工作到很晚(20%的活动)来实现这些目标的80%。
识别并消除干扰。
无论你是在家工作还是在繁忙的办公室工作，你被分心所包围．结果，你失去了注意力。更糟糕的是，完成任务需要更长的时间。两者都会阻碍你的工作效率。
值得庆幸的是，你可以使用80/20法则来对抗这些干扰:80%的干扰来自20%的来源。
首先找出干扰你工作效率的因素。这些可能包括电子邮件或社交媒体通知，来电或短信，计划外的访客以及口渴或饥饿。
把注意力主要集中在那些最容易干扰你的事情上。你可能会注意到，只有两种干扰构成了问题的主要部分。
在确定了这些干扰因素之后，想办法消除它们，比如在一天中留出特定的时间来回复电子邮件。当你需要不受干扰的时间来集中注意力时，关掉手机。关上办公室的门。安排会议。在你的桌子上放些零食。
我们都有这样的时候最有效的．我们中的一些人准备在早上处理一天的第一件事，而另一些人则在晚上完成最多的工作。随身携带时间日志或使用像RescueTime这样的工具来确定你什么时候最有精力和注意力。
在确定了你的效率最高的时间之后，确保在黄金时间完成前20%的任务。你可能会收获超过80%的回报。
