这个沉默的效率杀手会让你每周浪费4小时。以下是如何解决的方法

“有一个应用程序可以做到这一点”这句话已经变得如此常见，甚至值得成为表情包。在我们的个人生活中，应用程序可以为我们尖叫，叫我们，告诉我们什么时候坐下，什么时候喝水，甚至使用洗手间．

在我们的职业生活中，应用狂热同样盛行Productiv 2021年的报告发现SaaS公司平均使用254个应用程序。

即使浏览了一下我自己的库，我也找到了五种不同的视频会议应用程序、六种任务管理工具和至少五种云存储解决方案。

我们是如何落到应用程序如此丰富的地步的?在其他原因中，工具提供了独特的功能和熟悉程度，或者通常，它们是从其他公司带过来的。无论如何，我们的目标一直是利用技术让我们变得更多富有成效的并有效地发挥我们的作用。

不幸的是，我们所经历的恰恰相反。

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一个1200次切换的故事

我们完成工作所依赖的工具越多，一天中我们就会在这些工具之间来回切换。每次我们从一个应用程序切换到另一个应用程序时，我们都在进行“上下文切换”。

你有没有去过打断了一边数一边又得重新开始?上下文切换。你的大脑流状态被打乱了，在回到最初的任务之前必须重置。在工作场所，场景可能是你在CRM中创建一个合同，你忘记了如何完成这个过程，并被迫在谷歌文档或LMS中寻找答案。

根据一份报告卡特洛格和康奈尔大学的创意实验室:在切换数字应用程序后，人们平均需要9分半钟才能回到高效的工作流程中。

你觉得这样的事情一天会发生多少次?

最近的一项研究对三家财富500强公司的20个团队的调查发现，“员工每天切换大约1200次。”这相当于每周花4个小时或一年花4周时间来调整自己的方向。

情境切换是一个无声的杀手，会偷偷地消耗团队的生产力、注意力和心理健康。

忘记变焦疲劳．问题是工具疲劳。例如，为了回答同事的问题，我不得不从Slack转到ClickUp，再转到Salesforce，再转到Gmail，然后又转回Slack。每次切换，我都要面对不同的布局、样式、字体等，迫使我的大脑暂时重新适应。

当我们试图用最新的协作或消息传递工具解决工作效率的挑战时，上下文切换潜伏在后台，随着我们构建更复杂的系统和网络而复杂化。

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Zone-tending

在体育运动中，我们很熟悉进入状态(或流状态)。这就是为什么篮球运动员会因为一个严重的犯规而被取消比赛，或者高尔夫球手会因为有人大喊大叫而错过挥杆。“区域”是一种精神状态，你完全沉浸在活动中。

在这种心流状态下，你会更有创造力和效率。这个词是由积极心理学家Mihaly Csikszentmihalyi和Jeanne Nakamura创造的。根据他们的说法，进入心流状态可以让人变得清晰，没有障碍，集中注意力，以及内在的积极。

这种精神状态不是专门为你准备的职业运动员．想象一下，如果我们拥有一个能让员工一整天都处于“心流”状态的环境，会给员工的心理健康和工作效率带来多大好处。

当我们完全专注于一项任务时，我们100%的精神能量都用于解决这项任务。但是，每一次切换，都会消耗掉一部分能量，而我们的认知负荷增加，减缓我们处理信息的能力。

想象你的大脑是一台打开了几十个标签和文件的电脑。最终，您将达到存储容量，并看到可怕的转轮警告您计算机陷入僵局，没有响应。

你的大脑也是这样运作的。你的工作记忆只能同时储存这么多信息。从一个应用程序切换到另一个应用程序会增加你的认知负荷，直到你无法处理更多信息。

如果我们的大脑已经因切换情境而超负荷运转，我们如何才能进入状态呢?这里有一些方法可以保护你的精神能量，减少切换税。

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1.在现有工作流中启用员工

你如何消除或减少员工转换环境的需要?假设你的销售团队主要在Salesforce但他们经常切换到PowerPoint来回答问题。及时学习解决方案将自动为员工提供直接在Salesforce或他们已经使用的其他工具中取得成功所需的培训、资源或指导。员工可以保持专注于任务，而不需要在应用程序之间切换寻求帮助。

2.消除工具冗余

在我们应对即将到来的经济衰退时，许多像我们这样的公司正在从不惜一切代价实现增长的心态转向长期、可持续的心态成长心态．撇开上下文切换不谈，当我们的营销自动化平台中有足够的版本时，我们就不能再使用两个单独的日历调度解决方案了。虽然这些时间是具有挑战性的，但它们也通过确保我们的技术堆栈中只保留必要的工具来帮助我们减少上下文切换。

3.指定工作单元(并坚持执行)

周一，我们的销售团队关闭所有通知，阻止所有会议，并完全专注于勘探。在周三和周五，我们的营销团队会在下午进行不间断的工作，在那里他们可以完全专注于他们的项目。不管你的组织是什么样子的，确保每个团队每周都有时间不受干扰地完成工作。

4.尽可能排除干扰

你已经练了好几年了多任务处理．在工作中打开30个标签，新闻标题在后台，通知嗡嗡作响是很正常的。但是多任务处理生产力的敌人．相反，专注于单一任务一整天。以一项任务为基础，把你的工作分成几块，并在规定的时间内只专注于这项任务。创造一个消除不必要干扰的环境，看看这对你的效率有什么影响。

最重要的是，倾听、观察和与员工交谈。看看他们需要打开多少应用程序才能找到资源，观察他们如何驾驭复杂的流程，倾听他们的挑战，并了解他们在哪里卡住了。记住这一点，你就可以开始缓解他们的切换疲劳，从“有一个应用程序”转变为“它在你所在的应用程序中”。