为什么你不能委派他人?如何解决这个问题

你可能认为你可以,但你不可能自己做所有的事情。不要反对授权。

通过布莱恩Borzykowski

这个故事最初出现在英国广播公司资本

洛里·洛德(Lori Lord)熬夜工作已经有近十年的时间了,她经常在凌晨编写和审查400页的征求建议书(RFP)。

洛德现在是多伦多家庭护理服务提供商Spectrum Health Care的首席执行官,当时他不想让别人做这项工作。

她说,这些rfp对公司的发展至关重要,她严格控制着它们。

洛德说:“这些对我们的组织非常重要,我不会让任何人把这些文件放在一起。”她确信公司里没有其他人能做得完全正确,所以她就自己做了。反正她可以做得更好,她想。

听起来是不是很熟悉?那么你可能是一个反授权者。即使你不是,你也可能知道有人是。

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斯坦福大学(Stanford University)在2013年进行的一项高管培训调查发现,35%的首席执行官表示,他们需要改进授权,37%的首席执行官表示,他们正在努力提高这些技能。虽然洛德的代理工作多年来有所改善,但她说学习起来很困难。

她说:“这并不容易,但是……你不可能一个人做所有的事情。”

授权的困境

美国亚利桑那大学(University of Arizona)心理学副教授劳拉•伦斯福德(Laura Lunsford)表示,授权是领导力中更具挑战性的方面之一,而且职位越高,实际上越难做到。

这是一场斗争,原因有二。大多数人都知道工作需要完成,但他们不能正确地表达最终结果应该是什么样子,所以自己去做更容易。伦斯福德说,高管们也很难放弃控制权,尤其是在出现问题时会受到指责的情况下。

当人们晋升到更高的职位时,他们通常不得不授权给更多的人,并放弃一些监督。伦斯福德说,许多新教练不习惯这样。他们要么被委派,要么只在小团队中工作。委派几乎每一项任务都很困难。

“如果你有更多的责任,你就需要更多地依靠管理,”她说。“这是非常具有挑战性的。”

虽然看起来自己做事情是通往成功的最简单的途径,但高管和高级经理无法授权会损害公司。例如,Lord花在这些rfp上的时间是她不能花在其他重要任务上的时间。

她说,虽然在2003年她是首席运营官,公司规模还小得多,但如果她仍然独自撰写这些文件,她的公司肯定会受到影响。

伦斯福德说,不善于授权也会影响你的精神状态,让你的团队失去动力,耽误其他人的工作。

她说:“你会开始感到不知所措,你会因为不能按时完成所有工作而感到焦虑,团队不得不等待前进,这表明你不相信你的员工能做好工作。”

成为更好的

伦斯福德说,通过一些努力,即使是一个糟糕的委派者也能得到改善。

养成一个新习惯大约需要六周的时间,所以你至少要努力这么长时间。但是熟能生巧。

第一步就是在你完成一项任务的时候,要清楚地说明你到底想要完成什么。这就是人们在这方面有困难的主要原因——他们不能或不愿意解释他们想要的最终成果是什么,英国朴茨茅斯的史蒂夫·拉德克利夫(Steve Radcliffe)说,他是《领导力简明》(Leadership Plain and Simple)一书的作者。这最终会导致一个沮丧的受托人和一个困惑的受托人,并感觉你自己做这项工作会更好。

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他说,高管们经常在笼统的陈述中描述事情,或者他们没有提供项目的足够细节,这使得他们的员工很难击中目标。这不仅仅是项目细节——你还必须告诉人们你期望的工作标准。是要点表单还是10页的文档?

领导者也经常不能给项目设定时间表,这也会导致问题。

他说:“你必须完全清楚你正在寻找的标准,并完全清楚你到底什么时候需要这个标准。”“人们回避这个问题。”

雷德克里夫说,很难给出明确的指示,因为从本质上讲,发号施令并不有趣。工作不仅关乎结果,也关乎人际关系,人们希望被喜欢,这让我们回避直接命令。如果有人带着一个很大的要求进来,他们可能会觉得自己在冒险破坏积极的氛围。

他说:“工作场所有很多情感因素。”“人们试图谨慎行事,表现得友善——很多管理者不想冒被人讨厌的风险。”

信任是委派过程中同样重要的一部分——如果你不能信任你的员工,那么你就只能自己做了,拉德克利夫说。经理和员工之间的纽带必须牢固才能奏效。

他说:“当别人在做你的工作时,你想要有安全感。”他补充说,在委派工作之前,先建立关系很重要。如果你没有雇佣你委派的人,或者不太了解你的员工,这一点尤其重要。

同时,也要做好教书的准备。你不能指望第一次尝试就得到一个原始的项目。这些天,洛德让人帮她处理申请。当那个人接到第一个RFP的任务时,洛德一定会告诉她该做什么以及怎么做。现在,她可以自己做这项工作了。

“我现在正在看一份招标书,”她在接受采访时说。“这是一份伟大的文件。”

如今,洛德的日常工作在很大程度上被委派,这让她可以自由地参加重要会议,思考公司的大局和未来,并专注于发展自己的业务。

洛德说,她很高兴自己再也不用自己写RFP了。

她说:“我为此失去了5年的生命。”“我很高兴我不用再凌晨3点来这里了。现在,如果有人没有完成工作,他们就必须凌晨3点在这里完成工作。”

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布莱恩Borzykowski
Bryan Borzykowski是多伦多的商业作家和编辑。他为BBC Capital撰写有关个人理财、财富问题和其他金钱话题的文章,并为《金融时报》撰稿纽约时报CNBC, CNNMoney,加拿大商业环球邮报

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