防止员工欺诈使用这些提示来帮助保护您的企业免受可能受到偷窃诱惑的员工的侵害。

贪污和其他类型的财务欺诈可能是最常见的员工盗窃行为。小企业往往成为这种骗局的受害者，因为他们没有适当的控制措施来防止这种欺诈。使用下面的建议来帮助保护你的企业免受不道德员工的侵害。

职责分开
任何一个员工都不应该从头到尾控制一笔财务交易。给你开支票的人永远不应该是给你签支票的人。打开邮件的人也不应该记录应收账款和核对账目。通过划分责任，你会让别人更难以窃取你的东西，并操纵你的记录来掩盖。

亲自拿到银行对账单
不要给有可能侵吞公款的人销毁或移除不法行为证据的机会。企业主和外部会计师每个月都应该收到未开封的银行对账单和已兑现的支票。仔细检查这些检查。检查每一张支票上的收款人、签名和背书。留意欺诈的迹象，例如:

• 给供应商或不认识的人的支票
• 支票的金额大于零用现金的金额
• 看起来是伪造的签名
• 支票丢失，或支票号码乱序
• 支票是开给第三方的，但有公司里的人背书
• 检查所列出的收款人与您的登记簿上的姓名是否相符

小心保管好公司的支票
不要对你的公司支票粗心大意。把它们放在上锁的抽屉里，不要把钥匙给别人。使用预编号检查，并经常检查缺失的检查号。有一个“无效检查”程序，要求你(所有者)验证所有无效的项目。要求所有面额以上的支票有两个签名(其中一个是你的签名)。永远不要签空白支票。

亲自在每一张工资单上签字
这可能需要一些时间，但通常是值得的。检查支票，确保它们是给你认识的人的。如果有不记得的名字，就去找那个人。每周清点一下你的工资单上的人数，并将这个数字与你的支票数量进行核对。确保在没有您的批准和签名的情况下，不能对公司的工资主文件进行更改。另一个选择是:设立一个单独的工资银行账户，并将工资的准确金额存入该账户;然后坚持每月及时进行一次和解。

密切关注你的应收账款
有一名以上的员工参与清点和核实收入。确保所有收到的支票都有正确的背书。考虑买一个“仅限存款”的印章，并在所有收到的支票上使用它——这可以防止员工兑现它们。亲自调查客户关于未收到货款的投诉。拿一份客户支票的正反面复印件，并确保它已存入你的商业账户。

让你的记账员休假
一个盗用你的钱的员工可能需要不断地努力去掩盖这种偷窃行为。许多小企业主惊讶地发现，那些表面上从不休假、从不生病在家的员工，实际上是在偷他们的东西。这些人必须经常在办公室的原因是为了掩盖复杂的书面记录。坚持执行会计/簿记的员工每年都要休假。理想情况下，这个假期的长度应该是两周，并在月末结束时进行。利用这段时间让别人检查你的书，找出差异。

你的帐目定期审计吗
每年至少请一次第三方对你的账目进行审计。这使得侵吞公款的人很难掩盖自己的行为。这种审计应该是计划外的和意外的;确保它不会在每年的同一时间发生。如果您怀疑存在欺诈，请考虑特别要求进行“欺诈审计”，而不是“一般审计”。这种类型的审计旨在发现和防止这类损失。

确保你理解你的书
贪污通常发生在簿记不严谨且无人监督的情况下，这使得员工很容易持有现金和收据。作为企业主，你必须熟悉公司的簿记和记录系统。这样你就可以轻松地回顾这些书，并确保没有任何错误。如果你不是一个“数字人”，让你的会计花点时间和你一起告诉你该找什么，或者在当地大学上会计或簿记课。信任别人来监督你业务中最重要的部分只会为欺诈打开大门。

保护你的记账软件
不要让未经授权的人访问你的记账软件。不要把存放你书的电脑放在你的网络上。确保电脑和软件都有密码保护。经常更改密码以将未经授权的人员锁定在此程序之外。如果你还在用纸质账本，把它们锁好。

此处包含的观点和意见不一定是美国运通的观点，仅供参考和信息之用。请与您的律师、会计师或其他商业专业人士联系，以获得具体业务的建议。

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