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上一次我使用我惯用的关于文档和交叉培训需求的标准说明时,我正在为一个医疗管理团队做一系列定制研讨会。
我问他们:“如果你们中的一个人明天被公共汽车撞了,没来上班,但愿不会发生这种情况。”这会让企业付出多少代价?''
通常,当我说出这句话时,我看到人们开始意识到这句话的含义,并点头,但那天早上,那些盯着我的脸上带着恐惧甚至愤怒的表情。
我很快了解到,就在我受聘改进他们的系统并指导团队成员的几个月前,他们的办公室经理和她的父亲在一场车祸中丧生。这并不是对观众的理论说明。他们经历过。
更重要的是,他们是任何小企业中真正的“最薄弱环节”的经典例子。办公室经理走了之后,他们开始发现,在一天的时间里,所有他们认为理所当然的任务,其他人都不知道如何完成。
当我让企业主和经理们找出他们最薄弱的环节时,他们中的大多数人都会开始在心里盘点团队的态度和技能。但在几乎每一个案例中,最薄弱的环节都不是给企业造成最大损失的偷懒者、首席演员或灯泡。即使没有悲剧性的提醒,最薄弱的环节几乎总是那些知道如何做业内其他人无法做到的事情的人。如果这种联系中断了,即使是一个病假或短暂的假期,它也会以小而累积的方式对你的业务造成损失,你甚至可能都没有注意到。如果他们能够或不愿意重返工作岗位,这些成本将迅速累积。
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在一个只狗万官方有一两名员工的小公司里,企业家通常在某个时候已经完成了大多数员工的任务,如果有必要,仍然可以应付过去。但想想看,让一个本应是你最有技能(和报酬最高)的人(也就是你自己)做平凡但重要的工作,成本会有多大。随着你的成长,会有一些任务是你雇人去做的,这样你就不必知道如何去做了。这很好,但是要把文档和培训作为工作描述的一部分。
如果你的员工是高度专业化的,那么文档就更加重要,因为他们的知识和技能在组织中不太可能被复制。谁没听说过这样的可怕故事:一家科技初创公司的工程师辞职了,只留下了他们在项目中的草率工作记录?
如果你有一个值得信任的“右手”,他是唯一一个知道从密码到你的网上银行到尸体埋在哪里的一切的人,你最薄弱的一环也足以让你吊死,如果这个值得信任的右手被证明是不值得信任的。
无论您从事何种类型的业务,规模有多大或有多小,关键人物审计都是您2016年规划议程中一个明智的项目。找出薄弱环节,制定文件计划,适当的交叉培训,甚至是招聘策略,如果你需要替换组织中的关键人物。
我希望你永远不会因为悲剧或信任的背叛而失去员工,但生活总是会给我们扔出曲线球。对创业者来说,父母的“待命”也是一个很好的忠告。狗万官方“谨慎总比后悔好”是一个明智的方法,可以评估和预防你的得力助手不在你身边的那一天。